Contratos de facilities e segurança: 11 motivos para sua empresa investir em uma plataforma online

A gestão de contratos de facilities e segurança patrimonial compreende todas as atividades realizadas com o objetivo de administrar e gerenciar os contratos da empresa desde a formação de preços, proposta e negociação de cada um deles, até sua formalização, implantação, execução e mesmo após seu encerramento.

Os contratos permeiam todos os aspectos dos serviços a serem prestados. Eles formam a base do seu relacionamento com seus clientes, tomadores de serviços. Para que tudo transcorra com eficiência, é indispensável que tais contratos sejam alvos de um gerenciamento atento e zeloso.

O principal objetivo da gestão de contratos de facilities e segurança patrimonial é garantir que todos os propósitos dos contratos sejam cumpridos, mas não somente isso. São também objetivos de uma boa gestão de contratos:

✅ Monitorar o cumprimento das obrigações contratuais por todas as partes;

✅ Ter sempre o conhecimento do que foi vendido, das entregas e expectativa do cliente;

✅ Prever e mitigar riscos;

✅ Controlar prazos e datas na execução de serviços;

✅ Controlar prazos de renovação e histórico de alterações de cada contrato;

✅ Maximizar o desempenho operacional;

✅ Otimizar o desempenho financeiro;

✅ Diminuir custos;

✅ Estar atento ao resultado “previsto x realizado”;

✅ Acompanhar a demonstração de resultados de cada contrato, suas receitas, despesas e resultado mensal, observando as contas financeiras e centros de custos.

✅ Observar a integração de contratos com a gestão operacional.

Como é possível perceber, a gestão de contratos de facilities e segurança patrimonial tem vários desafios, sendo essencial para a empresa que deseja otimizar seus ganhos.

Muitas empresas ainda utilizam ferramentas manuais, como planilhas, anotações e emails, para gerenciar seus contratos. Porém, tais mecanismos são muito suscetíveis a erros que trazem como consequência prejuízo financeiro, além de dispender muito tempo para levantamento e análise de informações.

Atualmente essas tarefas podem ser automatizadas com a ajuda de um sistema especialista em gestão de contratos com foco em facilities e segurança patrimonial. Confira a seguir quais benefícios uma plataforma online e especialista pode gerar para sua empresa:

1 - Organização

Uma das maiores vantagens de se utilizar um sistema especialista no seu negócio, para fazer a gestão de contratos na da empresa, é a centralização de dados e informações em um só local, de fácil acesso e que pode ser compartilhado simultaneamente com várias pessoas e áreas.

2 - Otimização do tempo

As empresas que adotam uma plataforma online para gerenciar seus contratos de facilities e segurança patrimonial otimizam o tempo que seus colaboradores não precisam perder tempo em atividades mecânicas e repetitivas, podendo focar em atividades mais estratégicas e que geram maior valor agregado para a empresa.

3 - Redução de riscos

Mecanismos manuais de gerenciamento são mais suscetíveis a erros humanos, comuns a sobrecargas de tarefas e podem deixar passar erros que seriam facilmente detectados com o uso de um sistema especialista em gestão de contratos.

4 - Transparência

Outro benefício de investir em uma plataforma online para realizar a gestão de contratos é a transparência para com seus executivos, colaboradores e clientes com a facilidade de demonstrar dados e atender exigências contratuais e operacionais.

5 - Satisfação do cliente

Um grande objetivo da gestão de contratos é assegurar que a empresa cumpra todos os termos dos seus contratos. Dessa maneira, se garante a total satisfação de seus clientes e aumento gradativo de sua confiança e fidelidade.

6 - Compartilhamento de informações

Via de regra, os contratos precisam ser acessados por diferentes setores da empresa, o que não é tão fácil com o uso de ferramentas manuais que podem se perder, ficar desatualizadas ou ainda permitir acessos indevidos a informações sensíveis.

Com o uso de uma plataforma online e especialista, a comunicação é simplificada entre os funcionários de diferentes departamentos envolvidos na manutenção e operação do contrato. As equipes conseguem compartilhar as informações necessárias e até mesmo colaborar em um mesmo contrato em tempo real e ver as alterações que tem reflexo em seu setor.

7 - Segurança de dados

Dados de contratos empresariais são sigilosos, sendo essa uma grande preocupação das empresas para manter a segurança desses dados.

Com os dados seguros em um sistema especialista, é possível liberar o acesso somente para os colaboradores necessários, de modo que tenham acesso somente aos dados que competem a sua área (exemplo: Operacional, Financeiro, etc.) além de ser possível verificar quais realizaram alterações para eventuais auditorias, mantendo inclusive um histórico de todas as alterações e reajustes contratuais.

8 - Localizar contratos com facilidade

Não conseguir encontrar imediatamente um contrato, seu histórico e documentos anexos é razão para dor de cabeça e perda de tempo nas empresas. É comum casos de colaboradores que perdem horas, dias ou, na pior hipótese, nunca mais encontram um contrato e seu histórico. Com uma plataforma online e centralizada, essa tarefa é feita em poucos segundos através de uma busca inteligente.

Outro ponto de destaque em um sistema de gestão de contratos, é o armazenamento de documentos digitais como cópia do contrato jurídico, plantas de implantação e outros, que podem ser anexados eletronicamente ao contrato, permitindo rápido acesso a essas informações.

9 - Controle de prazos

O gerenciamento de datas e prazos como de expiração, renovação e reajustes são exemplos de elementos que podem passar despercebidos em um procedimento manual, o que significaria mais custos para a empresa.

Muitas vezes os profissionais responsáveis pela gestão de contratos ficam sobrecarregados e acabam perdendo prazos e deixando, por exemplo, de renovar ou reajustar um contrato no momento adequado.

Com um sistema especialista em gestão de contratos de facilities e segurança patrimonial, os prazos não são negligenciados e há total controle sem riscos e erros.

10 - Mobilidade

Com o uso de uma plataforma de contratos especialista e online, os usuários que têm acesso permitido conseguem acessar os dados de qualquer lugar, como em home office, sempre observando suas permissões de acesso e rastreamento.

11 - Tomada de decisões estratégicas

A visualização de dados, indicadores e relatórios em um sistema de gestão de contratos, es0epcislista em facilities e segurança, permite que os gestores identifiquem tendências e lacunas para tomada de decisões estratégicas. Um sistema especializado permite que entendam exatamente o que está acontecendo a partir de análises do desempenho dos contratos. Como exemplo analisando um Demonstrativo de Resultados Financeiros por contrato (ou centro de custos).

Ao mergulhar na análise detalhada de seus contratos, sua empresa poderá se beneficiar de insights sobre os seus negócios e com isso identificar estratégias a seguir.

Conclusão

Com a pressão permanente das empresas em minimizar custos e otimizar o desempenho, se torna cada vez mais clara a necessidade de automatizar e aprimorar os processos de gestão de contratos.

A empresas de facilities e segurança patrimonial contam com particularidades em sua gestão de contratos, o que somente um sistema especializado pode oferecer. Entre em contato com nossos consultores e conheça hoje mesmo nossas soluções.